Wat aan iLetsel voorafging. (door Hans Noordsij, Letselbureau)

Ik ben nu bijna 30 jaar werkzaam in de letselschaderegeling. In die periode heb ik gewerkt aan zowel de WA kant als aan de kant van de belanghebbende. Bij Interpolis heb ik zowel bij de Stichting Rechtsbijstand als op de juridische afdeling van de WA letselschade-afdeling gewerkt. In 1995 ben ik bij Interpolis weggegaan en heb ik mij als zelfstandig belangenbehartiger (tevens ZZP'er) gevestigd en sindsdien ben ik werkzaam onder de naam "Letselbureau".

Mijn interesse ligt wat de letselschaderegeling betreft op twee terreinen. Op de eerste plaats natuurlijk de regeling zelf, de contacten met de cliënten en verzekeraars, de mogelijkheden om in een op zich vervelende situatie, toch iets ten goede te kunnen laten keren. Velen zullen dit herkennen.

Daarnaast heb ik altijd belangstelling gehad voor de manier waarop, en dan bedoel ik de workflow, en met welke middelen het proces wordt uitgevoerd.

Als ZZP'er heb ik de mogelijkheid om dat hele traject, dat in wezen natuurlijk niet anders is dan bij een groter kantoor, te leren kennen. Het zelf aannemen van de telefoon, het zelf ophalen van de post uit de postbus, het zelf typen/dicteren van brieven, het zelf uitprinten en frankeren en weer op de bus doen. Daarnaast zijn er zaken als de boekhouding (voorbereiding voor aanlevering aan accountant), het declareren, het opstellen van de BTW aangifte en alles wat met de beheersing en controle van de gang van zaken te maken heeft, zoals agendering, rappellering etc.

In eerste instantie heb ik destijds, nu dus ruim 13 jaar geleden, samen met een bevriende programmeur, het "Letselprogramma" ontwikkeld. Een toepassing waarmee het gehele traject, inclusief de geautomatiseerde declaraties e.d. op een stand-alone pc of notebook kon worden uitgevoerd. Dat programma heb ik tot eind 2007 gebruikt. Dat is in de software-wereld op zijn minst opmerkelijk te noemen. Wel zijn er in de loop van de tijd wat aanpassingen noodzakelijk geworden en doorgevoerd. Denk aan het variabel worden van de BTW en natuurlijk de invoering van de euro.

Het letselprogramma is ook door anderen in gebruik genomen en is tot op de dag van vandaag in bedrijf. Het letselprogramma heeft daarnaast model gestaan bij de ontwikkeling van vergelijkbare toepassingen binnen andere kantoren.

De tijden en de mogelijkheden veranderen. De stormachtige ontwikkelingen en ook de acceptatie binnen de maatschappij (lees: de kring van belanghebbenden) van het Internet brachten mij op het idee om de gedachte van het Letselprogramma te gebruiken voor de opzet van een geheel nieuw, online, systeem. Ik heb daarbij het geluk dat mijn zoon zich volledig heeft gespecialiseerd op dit terrein en in staat is, en tijd heeft, om in teamverband de ideeën om te zetten in een "state of the art" internet toepassing. Omdat wordt gewerkt in de voorste linies van de technische ontwikkelingen, kunnen de meest recente technieken worden toegepast.

Daarbij stond en staat de beveiliging van de gegevens natuurlijk voorop. Maar al te vaak zie je dat er een toepassing wordt ontwikkeld waar men als afsluiting een, wat men noemt "beveiligingsschil" omheen legt. Dat klinkt dan mooi, maar het is vraag of wel op alle niveaus en bij alle details de beveiliging wordt toegepast. Bijna iedereen heeft wel eens meegemaakt dat men, door bijvoorbeeld een link in een email aan te klikken, plotseling in een afgeschermd deel van een website terecht komt.

Dat zal dus bij iLetsel niet kunnen gebeuren.

Inmiddels werk ik al ruim een jaar met iLetsel. In dat jaar is iLetsel, wat functionaliteiten betreft, uitgegroeid van een eenvoudige relatie- en dossierdatabase tot een volledig en volwaardig letselschade verwerkingssyteem.

Daarbij was de praktijk de beste raadgever. Ideeën ontstonden bij het werken met de iDossiers. Ingevoerde uitbreidingen werden vervolgens fijngeslepen. Zo is de huidige versie tot stand gekomen. Een versie waar mijn kantoor, als eerste pilot, alle dossiers in heeft ondergebracht.

De ontwikkeling is nu zo ver, dat ik dagelijks de voordelen ervaar van het online werken. En niet alleen ik, ook mijn cliënten, de medisch adviseur en zelfs in een aantal gevallen de dossierbehandelaar en schaderegelaar van de verzekeraar.

Papierloos werken is iets waar je aan moet wennen. Vaak hoor ik dat men toch graag iets in de handen wil hebben, wil kunnen bladeren. Wanneer ik dan bij een van de inmiddels vele demosessies op het scherm laat zien hoe je in een digitaal dossier kunt bladeren (wel even paar honderd euro investeren in een goed scherm met een hoge resolutie) dan begin men al te twijfelen. Ik verbaas me erover hoe snel ik afstand heb kunnen nemen van de papieren dossiers. Want in plaats daarvan heb ik nu een "leeg" bureau en werk alleen vanaf het beeldscherm.

Hoe werkt het nu in de praktijk? Rond 8 uur haal ik de post uit de postbus (er is natuurlijk nog steeds papieren post). Deze wordt ingescand en in de dossiers "geladen". De papieren post heeft dan al zijn werk gedaan en verdwijnt richting versnipperaar. (Officiële stukken, zoals vaststellingsovereenkomsten, daargelaten).

Letterlijk heb ik dan de handen vrij en kan vanaf elke pc de post behandelen en verzenden. Dat laatste gaat dan in 95% van de gevallen digitaal.

Was het zo'n vijf jaar geleden "not done" om met een laptop of notebook bij een cliënt te zitten, tegenwoordig is het de cliënt zelf al die vaak zijn pc erbij heeft. Ronduit plezierig is het om dan samen even de registratie in orde te maken zodat de cliënt direct al in zijn dossier kan en ook meteen kan zien wat ik in het dossier intyp.

Vaak heeft de cliënt de registratie al gedaan vóórdat ik kom (bij mijn afspraakbevestiging stuur ik daarvoor altijd een toelichting mee) en heeft hij zelf al op diverse plaatsen wat gegevens ingevuld. Tijdens het intakegesprek worden de gebruikelijke gegevens dan verder verzameld en direct op de juiste plaats in het iDossier opgeslagen. Wanneer dat direct goed gebeurt, ik heb de persoonlijke aanvullende informatie, de gegevens rond de aansprakelijkheid, het letselverloop, de schadestaat en de gemaakte afspraken ingevuld, dan is in feite het bezoekrapport klaar. iLetsel genereert met één muisklik het gehele rapport, zodat ik aan nabewerking weinig tijd kwijt ben. Hooguit wat tekstuele verfraaiingen en het rapport kan zo digitaal worden meegezonden aan de verzekeringsmaatschappij. Omdat de cliënt zelf de gegevens online inziet en daar ook correcties op kan doorgeven via het gezamenlijk werkblad, is het niet meer nodig om het rapport eerst ter goedkeuring aan de cliënt te zenden. Daarmee gaat nu dus geen tijd meer mee heen en min of meer direct na verzending ligt het iRapport, compleet met bijlagen, in de e-mailbox van de behandelaar bij de verzekeringsmaatschappij.

Wat ik ook als erg plezierig ervaar, is het feit dat je tegelijk in meerdere dossiers kunt werken. Gewoon een kwestie van meer tabjes in de browser openen. Telefoontje in het ene dossier, bezig met brief in het andere etc. Erg prettig werken.

Tenslotte wil ik nog iets kwijt over de mobiliteit. Het is mijn hobby de grenzen te verkennen van de mogelijkheden. Zo zie je mij tegenwoordig regelmatig in de trein. Met een notebook met ingebouwd G3-simkaartje is bijna overal in West-Europa een snelle verbinding mogelijk. Zo kun je vanuit de trein alle handelingen doen die je normaal gesproken vanachter het bureau doet, inclusief het verzenden van brieven met bijlagen en zelfs het declareren (inclusief verzending en alle boekhoudkundige handelingen, wat overigens geheel geautomatiseerd is, dus dat is geen kunst).

Uiteraard wordt alle informatie versleuteld verzonden, zodat er geen angst voor hoeft te zijn dat de informatie in verkeerde handen kan komen.

Mijn schoonfamilie woont in Hongarije dus daar vertoeven we nogal eens. Gelukkig is op die locatie een goed netwerk zodat ik daar net zo makkelijk kan werken als in Nederland. Ik laat dan iemand in Nederland de post inscannen en "uploaden", zodat ook de post gewoon behandeld wordt. Uiteraard moet ik dan in die tijd geen bezoeken inplannen, maar daar heb ik dan na thuiskomst logischerwijs weer tijd genoeg voor.

Voor mijn cliënten ben ik goed bereikbaar. Ze plaatsen een berichtje en ik krijg dat direct te zien en kan daarop dan online reageren of een andere actie ondernemen. Mijn conclusie is; wanneer je eenmaal met iLetsel werkt, wil je nooit meer terug naar de oude situatie.

Terugkijkend moet ik vaststellen dat er erg veel werk is verzet, maar dat het zich terugverdient in de dagelijks praktijk. Het bouwen van een dergelijke toepassing is geen klusje dat je "er even bij doet". Het is nu een uitdaging om de vernieuwde versie, waarbij ook andere kantoren dossiers kunnen aanmaken en bewerken, op dezelfde wijze succesvol te maken.

Hans Noordsij

Letselbureau