Welke functionaliteiten biedt iLetsel? (Alfabetische lijst)

Aanleg dossier

Het aanleggen van een iDossier is eenvoudig en kost enkele minuten. Het is vooral een kwestie van het invullen van wat basisgegevens en het toevoegen, resp. koppelen, van relaties. Daarbij is er al een vast bestand van verzekeringsmaatschappijen, dossierbehandelaars, schaderegelingsbureaus en schaderegelaars. Hieruit kan men kiezen en staat één van deze relaties er nog niet bij, dan kan deze nieuw worden toegevoegd. Een andere gebruiker kan deze dan in zijn dossiers verder ook gebruiken. Staat hij er wel bij maar zijn de gegevens niet meer actueel? Even een berichtje aan de oorspronkelijke toevoeger met het verzoek de gegevens aan te passen. Als dat is gebeurd dan is het gelijk voor alle dossiers zo.

Agenda

iLetsel biedt een geïntegreerde kalender/agenda, waarin alle activiteiten, zowel op kantoorniveau (denk aan vergaderingen) als op gebruikersniveau (denk aan vakanties, vrije dagen, bijeenkomsten etc.) als op iDossierniveau (denk aan bezoeken aan cliënt etc.) kunnen worden bijgehouden. De beheerder op kantoorniveau bepaalt wie er in welke agenda kan. Centraal afspraken maken in de agenda van een schaderegelaar is dus mogelijk, terwijl de schaderegelaar zelf zijn geplande vrije dagen en vakanties alvast kan vermelden. Deze gegevens zijn online, dus direct, op de agenda verwerkt

Backups

Het maken van backups is overgedragen aan de professionele webserver. Volgens de daarvoor geldende standaards worden zeer regelmatig backups gemaakt. Dit hoeft de gebruiker dus niet meer te doen.

Behandelplan

iLetsel biedt op iDossierniveau een behandelplan. Dit plan, gebaseerd op de Gedragscode, kan door zowel de belangenbehartiger als de behandelaar/schaderegelaar die namens de verzekeraar werkt, toegankelijk zijn en zo in een gezamenlijke actie worden ingevuld en onderhouden.

Berichtencentrum

Binnen het iDossier is berichtenverkeer mogelijk waarbij desgewenst een bijlage (zoals een tekstbestand, PDF of afbeelding) kan worden bijgesloten. Er wordt gevraagd een keuze te maken voor de direct geadresseerde, d.w.z. één van de dossier betrokkenen, en er kan worden aangegeven voor welke andere betrokkene het bericht zichtbaar moet zijn. Op deze wijze is ruggespraak mogelijk, denk aan het toetsen van een regeling. Dit verkeer verloopt niet per email, maar volledig online. Dit kan gezien worden als een verdere ontwikkeling van bestaande systemen. Wat te denken van online onderhandelen over de schadeafwikkeling?

BTW aangifte

Wanneer declaraties via iLetsel worden gemaakt, kan iLetsel ook de BTW aangifte opstellen. Het hangt er daarbij een beetje van af wat men nog meer met de boekhouding van iLetsel doet. Wanneer men ook de kantooruitgaven inboekt dan kan de BTW aangifte als kantooraangifte gebruikt worden. Een aparte BTW berekening is dan niet noodzakelijk en de aangifte kan direct aan de accountant worden aangeleverd.

Declaraties

iLetsel neemt het hele traject van het uitrekenen en opstellen van een declaratie uit handen. Ingebrachte nota's van bijvoorbeeld de medisch adviseur worden automatisch meegenomen. De BTW wordt uitgerekend en bijgeteld. Zowel declaraties op basis van gewerkte uren als op basis van de PIV-overeenkomst en zijn mogelijk. In het eerste geval wordt de geregistreerde tijd doorberekend en in het tweede geval wordt het totaalbedrag van de schadestaat als uitgangspunt genomen. Ook wanneer op basis van een fixed fee wordt gewerkt kan iLetsel de declaraties verzorgen. Uiteraard wordt bij de begeleidende brief aandacht geschonken aan nog eventueel openstaande declaraties, kortom, alles wat u van een factureerssyteem mag verwachten.

Derdengelden

Voor zover derdengelden via het iDossier lopen, kunnen deze worden geboekt, zowel als ontvangst als naderhand als uitgave, waarbij een controle op het tijdig doorbetalen is ingebouwd.

Dicteren

Spreek uw rapportages rechtstreeks in! Hoewel iLetsel veel werk uit handen neemt voor wat betreft het beheer en de verwerking van het letselschadedossier, is het maken van een (uitgebreide) rapportage maatwerk. Veel gebruikers geven de voorkeur aan ingesproken, gedicteerde, teksten. iLetsel biedt de mogelijkheid om via een (mobiele) telefoon deze rapportages in te spreken waarna deze worden uitgewerkt en binnen 24 uur als dossierstuk binnen het iDossier zullen zijn opgenomen. Daarbij wordt samengewerkt met E-way out, dat deze innoverende werkwijze in eigen beheer heeft ontwikkeld.

Digitaal paspoort

iLetsel biedt aan de beheerder op kantoorniveau een digitaal paspoort. Gezien de vergaande rechten in iLetsel is voor de kantoorbeheerder een digitaal paspoort vereist. Het digitaal paspoort wordt door iLetsel kosteloos verstrekt (hoeft ook niets te kosten). De kantoorbeheerder kan dan voor de overige gebruikers binnen zijn kantoor kiezen tussen een registratie op basis van e-mailadres en wachtwoord en een (wederom kosteloos) digitaal paspoort.

Dossierstukken

Onder dossierstukken wordt verstaan: ontvangen post, uitgegane post, telefoonnotities, e-mailberichten, handmatig ingebrachte dossierstukken (denk aan fotobladen) etc. Binnen het iDossier worden alle dossierstukken op een chronologische lijst bewaard. Vanuit de specifieke iBlokjes kunnen rechtstreeks links naar dossierstukken worden gelegd, zodat deze eenvoudig te traceren blijven. Door bijvoorbeeld vanuit het blokje "Letselverloop" te linken naar de adviezen van de medisch adviseur, ontstaat een overzichtelijk medisch dossier.

Emails in-en uitgaand

Binnen het iDossier kan per relatie een inkomend, resp. uitgaand e-mailbericht worden ingeboekt en de tekst "ingeplakt". Daarbij kan desgewenst er een automatische (en benoemde) tijdregistratie worden uitgevoerd en kan het bericht, als er follow-up nodig is, automatisch op de gecombineerde rappel/todo lijst worden geplaatst.

Financieel overzicht op dossierniveau

iLetsel toont, op dossierniveau, een totaal overzicht van de financiële gang van zaken in een iDossier. Zowel de betaalde verschotnota's, de eerder verzonden declaraties, de ontvangsten hierop als de calculatie van het onderhanden werk is in één oogopslag te zien.

Financieel overzicht op kantoorniveau

Binnen iLetsel worden alle ontvangsten en betalingen, zowel die binnen het iDossier als die welke op kantoorniveau plaatsvinden, bijgehouden en in een overzicht getoond. Dit overzicht kan worden verstrekt aan de accountant. Een toetsing aan (zowel) papieren bankafschriften als online afschriften is mogelijk. Op verzoek kan een batch gemaakt worden voor een koppeling aan een internet-bankiersysteem.

Forum

iLetsel biedt een gebruikersforum, waarop de gebruikers als een "community" ervaringen kunnen uitwisselen over het gebruik van iLetsel en over nieuwe mogelijkheden van gedachten kunnen wisselen.

Formulieren

iLetsel biedt de mogelijkheid om, zowel op iDossierniveau als op kantoorniveau, standaardformulieren, zoals de medische machtiging, leveringsvoorwaarden, getuigenverklaring etc. te genereren als PDF.

Geplande acties

Op het openingsscherm van iLetsel is een veldje opgenomen waar in het kort de geplande acties kunnen worden opgenomen, met name om de belanghebbende die zijn iDossier bezoekt in één oogopslag inzicht te geven in de stand van zaken in zijn dossier.

iBlokjes

Vanaf het openingsscherm van het iDossier zijn links opgenomen naar de specifieke iBlokjes. Deze blokjes bevatten de verzamelde informatie over resp. algemene cliënteninformatie, aansprakelijkheid, letselverloop, medisch resumé (opgesteld door de medisch adviseur), de schadestaat en de gemaakte afspraken.

iBrieven

iLetsel bevat een uitgebreide correspondentiemodule. Daarmee kan aan ieder betrokkene in het dossier en daarbuiten een iBrief gezonden worden. Er kunnen bijlagen worden bijgesloten (uit de aanwezige dossierstukken), er kan automatisch een iRapport (lijkt het meest op een bezoekverslag) gegenereerd worden en meegestuurd, inclusief schadestaat, of alleen een schadestaat en er kan een kopie van de gehele brief aan één van de andere dossierrelaties worden gestuurd. Wanneer van deze relaties een e-mailadres bekend is, dan wordt de brief inclusief alle bijlagen direct in een PDF per email verzonden. Mocht er geen e-mailadres zijn ingevuld, dan wordt de brief in de "print wachtrij" gezet.

iDagboek

iletsel biedt aan de belanghebbende de mogelijkheid om zijn "verhaal", in de vorm van een dagboek, kwijt te kunnen. Via een "datum/tijdsstempel" kan hij er een overzicht van zijn ervaringen, klachten etc. vermelden. de belanghebbende bepaalt of één of meer, en zo ja welke, van de betrokkenen zijn dagboek kan inzien. Het kan dus ook voor uitsluitend privégebruik worden aangewend.

iRapport

Bekend zijn de bezoekrapporten. iletsel biedt de mogelijkheid om aan de hand van de op diverse plaatsen in het dossier ingebrachte gegevens, zelf automatisch een "intelligent" rapport op te stellen dat de actuele situatie weergeeft. Dit kan dus de rol van bezoekrapport hebben, maar er zal nooit hoeven te worden verwezen naar eerdere rapportages omdat steeds wordt verder gewerkt op de bestaande gegevens en dus ieder iRapport het totale overzicht biedt. Het iRapport bevat naast de gebruikelijk relatiegegevens van de betrokkene in het dossier, de algemene gegevens rondom de belangenbehartiger, de status rond de aansprakelijkheid, het letselverloop inclusief een door de medisch adviseur opgesteld resumé, de schadestaat alsmede de gemaakte afspraken en, wanneer dat aan de orde is, het gezamenlijke behandelplan.

iWiki

Op kantoorniveau geeft iLetsel de mogelijkheid om een informatiesysteem op te bouwen. Hiervoor is gekozen voor de methode van wikipedia. Hierin kan zowel allerlei kantoorinformatie als vaktechnische informatie worden bewaard. De beheerder van iLetsel binnen het kantoor bepaalt welke medewerker lees-, schrijf- dan wel lees- en schrijfrechten hebben voor de kantoorwiki.

Kilometerregistratie

iLetsel biedt de mogelijkheid om gereden kilometers in een iDossiere in te boeken, zodat deze later kunnen worden verwerkt, waar dat nodig is.

Managementinformatie/Statistiek

iLetsel biedt de mogelijkheid om toegesneden informatie te rangschikken en in overzichten te verwerken.

Online schadestaat

De online schadestaat binnen iLetsel is, door de gebruikte techniek, uniek te noemen. De schadestaat geeft de mogelijkheid een (schade)categorie toe te voegen, daarbinnen afzonderlijke posten op te nemen, houdt (op postniveau) rekening met gedeeltelijke verhaalbaarheid, berekent en voegt desgewenst de wettelijke rente toe, geeft de mogelijkheid de posten te verplaatsen om een logische volgorde te bewerkstelligen en verwerkt reeds betaalde voorschotten. De schadestaat is dynamisch, d.w.z. dat op ieder moment posten kunnen worden toegevoegd of andere wijzigingen worden doorgevoerd. Door de uitgebreide mogelijkheden om een toelichting toe te voegen ontstaat een helder, compact en overzichtelijk beeld van het gehele dossier. Een complexe zaak kan op deze wijze worden teruggebracht tot de essentie. Ook hier geldt transparantie. De schadestaat kan voor iedere betrokkene zichtbaar gemaakt worden en zelfs kan worden afgesproken dat partijen samen aan deze schadestaat werken.

Post inboeken

Op dossierniveau kan ingescande post als PDF worden ingeladen. Dat gebeurt vanaf het dossier openingsscherm waarbij de afzender vanuit de aanwezige relaties kan worden gekozen, het poststuk van een toelichting kan worden voorzien, wordt aangegeven of het poststuk als afgewerkt kan worden beschouwd of nadere verwerking nodig heeft (komt dan op de "open-postlijst"), of er een tijdregistratie moet plaatsvinden, wordt de koppeling naar het te uploaden poststuk gemaakt en wordt aangegeven of het poststuk nog als PDF geoptimaliseerd dient te worden (iLetsel kiest dan voor de meest economische opslag, dus kleine bestandsgrootte) of niet (zoals bij fotobladen met kleurenfoto's)

Presentatie

iLetsel heeft een basislay-out. Door de kantoorbeheerder kan een kantoor-eigen lay-out worden opgebouwd, waarin huisstijl (briefpapier) en bedrijfslogo een plaats kunnen krijgen.

Rappelering/signalering

Bij bijna elke activiteit binnen iLetsel wordt de mogelijkheid geboden om een vervolgactie in te plannen. Dat kan de vraag zijn of een brief is beantwoord, of dat er iets moet worden ondernomen. Deze zaken komen op de gecombineerde rappel/todo-lijst. iLetsel biedt de mogelijkheid om de aan de zaak bestede tijd te registreren zodat deze later bij het opstellen van de declaratie kan worden meegeteld. De registratie verloopt naar keuze automatisch (presets), handmatig of in een mengvorm. Op het overzicht is zichtbaar welke eenheden als zijn doorberekend en op welke declaratie (volgnummer).

Rappellijst

Zowel op kantoor- als op iDossierniveau heeft de gebruiker de beschikking over een gecombineerde todo/rappellijst. Vanaf vele plaatsen binnen het iDossier kan deze worden geraadpleegd en aangevuld, hetgeen desgewenst automatisch of handmatig plaatsvindt.

Relatiebeheer

Het toevoegen van een relatie betekent gelijk dat de basis voor de verdere communicatie is gelegd. Een eenmaal goed ingevuld adres wordt automatisch gebruikt bij het maken van een iBrief. Het noteren van het telefoonnummer maakt direct vanaf het scherm bellen mogelijk etc. Het is niet nodig om naast het relatiebestand binnen iLetsel nog een apart bestand bij te houden.

Stand van zaken

Op het openingsscherm van iLetsel is een veldje opgenomen waar in het kort de stand van zaken kan worden opgenomen, met name om de belanghebbende die zijn iDossier bezoekt in één oogopslag inzicht te geven in de stand van zaken in zijn dossier.

Tekstdelen

Zowel op kantoorniveau als op gebruikersniveau biedt iLetsel de mogelijkheid om vaste teksten of tekstdelen aan te maken. Hierbij kan desgewenst worden gekozen uit een aantal samenvoegingen (automatisch in de tekst plaatsen van gegevens uit het iDossier).

Telefoonnotities, in- en uitgaande gesprekken

Binnen het iDossier kan per relatie een inkomend, resp. uitgaand telefoongesprek worden ingeboekt. Daarbij kan desgewenst er een automatische (en benoemde) tijdregistratie worden uitgevoerd en kan het gesprek, als er follow-up nodig is, automatisch op de todo lijst worden geplaatst.

Tijdregistratie

Op vele plaatsen in het iDossier is het mogelijk om (benoemde) tijdseenheden (gewerkte tijd) in te voegen, die dan bij het opstellen van de declaratie, wanneer dat op uurbasis gebeurt, automatisch worden verwerkt in de declaratie.

Updates

Gezien de ontwikkelingen binnen de technische mogelijkheden en de te verwachten respons vanuit de gebruikersgroep zal iLetsel doorlopend worden aangepast en uitgebreid. Deze wijzigingen zullen automatisch worden doorgevoerd. De gebruiker hoeft dus geen updates te installeren en weet zeker dat hij altijd met de meest recente versie werkt.

Werkblad

Op de openingspagina van het iDossier is een gezamenlijk werkblad opgenomen. Daarop is het, net als op een kladblok, mogelijk om tussentijds ideeën, concepten, proefberekeningen etc. te plaatsen. Dit werkblad is voor iedere betrokkene toegankelijk zodat deze hierop kan reageren of verbeteringen kan aanbrengen. Het werkblad bevat tijdelijke "informatie" die dan later, wanneer deze is uitgekristalliseerd, elders in het iDossier verwerkt kan worden. Bij het bewaren van de inhoud van het werkblad wordt aan de gebruiker gevraagd of één of meer van de overige betrokkenen, een melding moet krijgen van de wijziging op het werkblad, zodat deze weet dat het werkblad van hem aandacht behoeft.